La Gazette du Canada, Partie I, volume 156, numéro 40 : Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail [Indemnités de dépenses raisonnables liées au travail]

Le 1er octobre 2022

Fondement législatif
Code canadien du travail

Ministère responsable
Ministère de l’Emploi et du Développement social

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Le présent résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Enjeux

Les normes du travail au sein des industries du secteur privé relevant de la compétence fédérale sont réglementées par la partie III du Code canadien du travail (le Code). Il s’agit notamment d’industries, telles que le transport aérien, le transport routier interprovincial, la radiodiffusion et la télédiffusion, les télécommunications, les banques et les services postaux et de messagerie. À l’heure actuelle, la définition du « salaire » prévue à la partie III ne comprend pas les dépenses liées au travail (par exemple les uniformes, l’équipement, les déplacements et l’hébergement, la formation et le carburant), ce qui constitue une lacune législative. Les employés qui cherchent à se faire rembourser des dépenses liées au travail ont peu d’options pour recouvrer ces dépenses sans intenter des poursuites au civil contre leur employeur. Les procédures civiles peuvent être coûteuses pour les employés et les employeurs et prendre beaucoup de temps. Les dispositions législatives figurant dans la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018 (LEB no 2 de 2018) comblent cette lacune, mais exigent un règlement d’application.

De plus, à l’heure actuelle, les employeurs du secteur privé relevant de la compétence fédérale ne sont pas tenus de fournir aux employés des documents sur leur situation d’emploi ou la nature de leur relation avec l’employeur. La LEB no 2 de 2018 prévoit des modifications au Code qui obligeraient les employeurs à fournir à leurs employés des renseignements précisant la nature de leur emploi. Un règlement est nécessaire afin de préciser quels renseignements doivent figurer dans une déclaration relative aux conditions d’emploi.

Contexte

La LEB no 2 de 2018, qui a reçu la sanction royale le 13 décembre 2018, a apporté plusieurs modifications au Code. Plusieurs de ces modifications sont maintenant en vigueur (par exemple l’élimination des exigences minimales en matière de durée de service pour les congés de maternité et les congés parentaux) et d’autres devraient entrer en vigueur au cours des prochaines années, parallèlement à leurs règlements d’application. Les modifications visent principalement à améliorer les protections offertes aux employés, en particulier ceux qui occupent un emploi précaire, tout en soutenant la productivité des milieux de travail.

Parmi les modifications de la LEB no 2 de 2018 qui ne sont pas encore en vigueur figurent les exigences selon lesquelles les employeurs doivent fournir à leurs employés :

Les exigences énumérées aux points a) et b) requièrent un règlement d’application, cependant les trois points entreraient en vigueur par décret. Les dispositions législatives relatives au remboursement, la déclaration d’emploi écrite et les droits et obligations prévus à la partie III, ainsi que le règlement connexe, entreraient en vigueur en même temps.

Application des nouvelles dispositions

La partie III du Code établit des normes du travail de base (par exemple le versement du salaire et les congés) qui s’appliquent aux personnes employées par les sociétés d’État fédérales (à l’exception de la fonction publique) et les industries du secteur privé sous réglementation fédérale. Ces industries comprennent :

Les nouvelles dispositions sur les dépenses liées au travail et sur la déclaration d’emploi s’appliquent à tous les lieux de travail assujettis à la partie III du Code. La fonction publique fédérale et les employés du Parlement ne sont visés que par les parties II et IV du Code. Tous les autres milieux de travail, qui représentent plus de 90 % de la main-d’œuvre canadienne, relèvent de la compétence des provinces en matière de travail.

Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail)

Le 1er janvier 2021, la nouvelle partie IV (Sanctions administratives pécuniaires) du Code est entrée en vigueur afin de promouvoir le respect des exigences de la partie II (Santé et sécurité au travail) et de la partie III (Normes du travail) du Code. Le Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) [Règlement sur les SAP] désigne et classe les violations des dispositions de la partie II et de la partie III du Code et des règlements connexes à l’égard desquelles une sanction administrative pécuniaire (SAP) peut être émise.

Il faut apporter des modifications au Règlement sur les SAP pour s’assurer que les obligations prévues dans les dispositions législatives et le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail (le projet de règlement) puissent être assujetties à une SAP.

Objectif

Le principal objectif de ce projet de règlement consiste à prendre les règlements nécessaires à l’application des modifications législatives qui permettront de mieux recouvrer les dépenses liées au travail non payées et d’assurer la clarté des conditions d’emploi des employés.

Remboursement des dépenses liées au travail

Les modifications législatives prévues dans la LEB no 2 de 2018 élargissent les dispositions de recouvrement du salaire aux termes de la partie III du Code en permettant aux employés de recouvrer les dépenses raisonnables liées au travail qu’ils ont engagées. Ce projet de règlement rendrait la mise en œuvre possible en prescrivant les éléments nécessaires à l’application des dispositions législatives. Il fournirait également des précisions supplémentaires en établissant un délai de remboursement dans les cas où il n’y a pas d’entente entre l’employeur et l’employé.

Déclaration des conditions d’emploi

Une déclaration d’emploi écrite énumérant les principales conditions d’emploi permettra de fournir des éclaircissements supplémentaires à propos des normes du travail et d’accroître la transparence sur le marché du travail, offrant ainsi aux travailleurs vulnérables une plus grande certitude au sujet de leur emploi. Ce projet de règlement préciserait quels renseignements devraient être fournis dans la déclaration d’emploi écrite.

Description

Dépenses liées au travail

La LEB no 2 de 2018 a introduit l’article 238.1 du Code, qui confère au gouverneur en conseil le pouvoir de prescrire des dépenses non admissibles, le délai de remboursement dans les cas où il n’existe pas d’entente entre l’employeur et l’employé et les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une dépense est liée au travail ou est raisonnable. Étant donné que ce pouvoir réglementaire n’est pas encore en vigueur, un décret le promulguera avant l’entrée en vigueur du règlement.

Délai de remboursement

Le projet de règlement exigerait que les employeurs remboursent à leurs employés les dépenses liées au travail dans les 30 jours suivant la présentation d’une demande de remboursement par un employé, dans la mesure où il n’y a pas d’entente écrite établissant un autre délai.

Lien de la dépense avec le travail

Le projet de règlement prévoirait les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si une dépense est liée ou non au travail, à savoir :

Caractère raisonnable d’une dépense

Le projet de règlement préciserait également les facteurs à prendre en compte pour déterminer si une dépense est raisonnable ou non, à savoir:

Déclaration des conditions d’emploi

La LEB no 2 de 2018 a également imposé aux employeurs l’exigence de fournir une déclaration d’emploi écrite dans les 30 jours suivant l’embauche de l’employé [paragraphe 253.2(1)] et conféré au gouverneur en conseil le pouvoir de prescrire les renseignements à intégrer à la déclaration d’emploi écrite [paragraphe 253.2(4)].

Contenu de la déclaration d’emploi

Le projet de règlement exigerait que la déclaration d’emploi comprenne les renseignements suivants :

Règlement sur les SAP — Désignation et classification

Nouvelles obligations réglementaires

Lorsque des modifications sont apportées à la partie III du Code et à ses règlements connexes, l’annexe 2 du Règlement sur les SAP doit être mise à jour pour refléter toute nouvelle exigence qui pourrait être enfreinte.

Le projet de règlement désignerait et classerait toutes les obligations applicables de l’employeur à l’annexe 2 du Règlement sur les SAP. Le Règlement sur les SAP précise la méthode utilisée pour déterminer le montant d’une sanction incluse dans un procès-verbal. Le montant de base de la sanction applicable pour une violation (c’est-à-dire la non-conformité à une disposition législative ou réglementaire) varie selon la catégorie d’auteur présumé (par exemple personne physique, petite ou grande entreprise) et le type de violation. En ce qui concerne les obligations de la partie III du Code, chaque violation désignée est classée comme étant de type A, B, C ou D, par ordre de gravité croissant, selon le niveau de risque ou l’incidence et la gravité de la violation, comme il est indiqué dans le tableau 1.

Des modifications au Règlement sur les SAP sont nécessaires pour s’assurer que l’obligation de fournir une déclaration d’emploi avec le contenu prescrit est désignée comme une violation de type « A », puisqu’elle est liée à la tenue de dossiers. Des modifications sont également nécessaires pour faire en sorte que le non-respect du délai de remboursement des dépenses liées au travail soit désigné comme une violation de type « B », car il concerne le calcul et le paiement des salaires et autres sommes.

Nouvelles obligations législatives

Le projet de règlement désignerait et classerait également les dispositions du Code qui entreront en vigueur par décret au moment de leur enregistrement en même temps que l’entrée en vigueur du projet de règlement. Plus précisément, les dispositions législatives qui seront désignées à l’annexe 2 du Règlement sur les SAP seront classées au niveau « A » pour toutes les exigences administratives liées à la tenue de dossiers.

Parmi les exemples de ces types de dispositions, il y a l’obligation de fournir aux employés tout document applicable relatif aux droits et obligations de l’employeur et des employés, d’afficher les documents, de fournir aux employés licenciés les documents applicables, de fournir aux employés des déclarations d’emploi à jour et de conserver une copie de toute déclaration d’emploi.

Les dispositions législatives qui seront classées au niveau « B » sont toutes liées au calcul et au paiement des salaires. Ces types de dispositions comprennent par exemple l’obligation de rembourser les dépenses raisonnables liées au travail et de payer l’employé dans le délai fixé par la convention collective ou convenu par écrit entre l’employeur et l’employé.

Tableau 1 : Méthode de classification des violations en vertu du Code
TYPE PARTIE III
A Liée à des dispositions administratives.
B Concerne le calcul et le versement du salaire et autres sommes.
C Concerne les congés ou autres exigences qui pourraient avoir une incidence sur la sécurité financière ou la santé et la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes.
D En lien avec l’emploi et la protection des employés mineurs.

Élaboration de la réglementation

Consultation

Remboursement des dépenses liées au travail

De mai à août 2019, le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a mené une première série de consultations sur les normes du travail modernes. Un document de travail a été distribué en juin 2019 à plus de 600 intervenants. On a obtenu des commentaires dans le cadre de séances d’information, de séances de consultation et d’observations écrites. Bien que des observations écrites aient été reçues de 67 organisations, un petit nombre de commentaires ont été fournis par les intervenants sur le remboursement des dépenses liées au travail.

Le Calgary and District Labour Council (CDLC), l’Administration aéroportuaire de Vancouver et le Congrès du travail du Canada ont fourni des commentaires sur la nécessité de prescrire par règlement des types de dépenses inadmissibles, les facteurs à prendre en compte et la date limite de remboursement. Dans l’ensemble, les commentaires étaient favorables à l’orientation envisagée par le Programme du travail. Le CDLC a suggéré qu’aucune dépense ne soit prescrite par règlement comme inadmissible, a préconisé une fenêtre de 30 jours pour le remboursement et a demandé que les dépenses soient remboursées si elles sont liées à quelque chose de spécifiquement requis comme condition d’emploi. L’Autorité aéroportuaire de Vancouver a suggéré qu’une dépense pourrait être considérée comme inéligible si elle était engagée à des fins personnelles plutôt que professionnelles et a demandé que la réglementation soit aussi précise que possible. Les commentaires du Congrès du travail du Canada portaient strictement sur les dépenses engagées par les stagiaires. La proposition actuelle reflète ces suggestions dans sa conception des facteurs pour déterminer si les dépenses sont liées au travail et sont raisonnables, ainsi que dans le délai de remboursement de 30 jours.

Déclaration des conditions d’emploi

Au cours du même exercice de consultation, les intervenants ont été invités à commenter l’élaboration de la déclaration d’emploi écrite et à donner leur avis à ce sujet. Le Programme du travail a reçu des commentaires du CDLC et de l’Association des banquiers canadiens (ABC). Le CDLC a suggéré que les employés devraient recevoir de l’information sur la façon d’accéder au Code, une version en langage simple du Code et des renseignements sur la façon de déposer une plainte en vertu du Code ainsi que d’autres textes législatifs pour faire valoir des droits pertinents. L’ABC a laissé entendre que les exigences supplémentaires en matière de déclaration pourraient faire double emploi avec l’information déjà fournie aux nouveaux employés dans leur lettre d’offre d’emploi, le contrat de travail et les communications internes existantes. Le Programme du travail a tenu compte de ces suggestions et considérations dans la proposition actuelle. Les documents d’orientation prévus aideront les employeurs à réduire les dédoublements et à fournir des informations sur le Code à leurs employés.

Obligations relatives aux traités modernes et consultation et mobilisation des Autochtones

Conformément à la Directive du Cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités modernes, une évaluation des traités modernes d’Emploi et Développement social Canada a été effectuée dans le cadre du mémoire au Cabinet et de la présentation au Conseil du Trésor associée à cette proposition. L’évaluation n’a relevé aucune incidence ou obligation découlant des traités modernes. Le Programme du travail a consulté des organisations autochtones nationales au sujet de l’application des propositions de normes du travail modernes aux milieux de travail fédéraux (par exemple les conseils de bande des Premières Nations) dans les réserves, y compris le remboursement des dépenses liées au travail. Cette proposition n’a pas suscité de commentaires ou de préoccupations. À l’avenir, le Programme du travail continuera de collaborer avec ses partenaires autochtones à l’étape de la mise en œuvre et de faire connaître les normes du travail fédérales, y compris chez les employés autochtones visés par la partie III du Code, et d’accroître la conformité des employeurs visés.

Choix de l’instrument

De nouvelles dispositions sur les dépenses liées au travail et la déclaration des conditions d’emploi seront ajoutées à la partie III du Code par le biais de modifications prévues dans la LEB no 2 de 2018. En ce qui concerne le remboursement, les dispositions prévoient le pouvoir réglementaire d’établir un délai dans les cas où il n’y a pas d’entente entre l’employeur et l’employé. De nouvelles dispositions prévoient également le pouvoir de prendre des règlements énonçant les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une dépense est liée au travail et si elle est raisonnable.

À l’heure actuelle, le Code n’impose pas aux employeurs l’obligation de rembourser aux employés les dépenses liées au travail. Lorsque ces frais sont engagés et que les employeurs ne fournissent pas de remboursement, les employés n’ont aucun recours en vertu du Code et doivent intenter des poursuites au civil contre leur employeur. Ce processus peut être fastidieux et le fardeau et les coûts imposés pour intenter une poursuite peuvent dissuader les employés de faire valoir leurs droits. De plus, les conditions assorties au remboursement des dépenses liées au travail sont souvent le fruit d’ententes verbales informelles, d’où l’absence ou quasi-absence de documents probants pour les employés en cas de différend. Un règlement doit être établi pour préciser quelles dépenses sont jugées raisonnables et liées au travail. Un règlement doit également être établi pour fixer une date limite pour l’indemnisation afin que les employés soient remboursés en temps voulu.

Les dispositions législatives prévoient également un pouvoir réglementaire d’énoncer les renseignements qu’un employeur doit fournir aux employés dans la déclaration des conditions de travail. Il est à la fois nécessaire et approprié de créer un règlement afin de veiller à ce que les renseignements fournis aux employés soient normalisés et complets, et pour s’assurer que tous les employés visés par la partie III reçoivent les mêmes renseignements.

Analyse de la réglementation

Le projet de règlement s’appliquerait à tous les employés et employeurs sous réglementation fédérale visés par la partie III du Code. En raison du volume plus élevé de dépenses liées au travail dans le secteur du transport routier, les employeurs et employés du secteur du camionnage, en particulier les petites entreprises de moins de cinq employés, pourraient être plus touchés que ceux des autres industries.

Scénario de base et scénario réglementaire

Scénario de base

Selon le scénario de base, puisque la partie III du Code n’inclut pas les dépenses liées au travail dans la définition du salaire, les employés qui demandent le remboursement de ces dépenses continueront d’avoir peu d’options de recouvrement qui se limitent probablement à une poursuite civile contre leur employeur, ce qui entraîne souvent des frais juridiques importants pour les deux parties en milieu de travail. Par conséquent, en raison du coût prohibitif d’une poursuite civile, la majorité des employés qui ne sont pas visés par une convention collective ou une convention individuelle régissant le paiement des dépenses liées au travail pourraient continuer d’être empêchés de recouvrer des dépenses raisonnables liées au travail si leur employeur n’est pas d’accord, d’où une perte de revenu pour l’employé.

De plus, les employeurs visés par la partie III du Code ne seront toujours pas tenus de fournir aux employés des documents sur leur situation d’emploi actuelle ou la nature de leur relation avec l’employeur, ni des renseignements sur les droits et obligations des employeurs et des employés aux termes de la partie III du Code. Ainsi, bon nombre d’employés ne seront pas certains de leurs droits en vertu du Code, ce qui les rendra plus vulnérables et, dans certains cas, ils subiront une perte de revenu (par exemple heures supplémentaires admissibles mais non rémunérées, congés annuels).

En l’absence des modifications proposées, la question de savoir ce qui constitue une dépense liée au travail et si cette dernière est raisonnable ou non demeurera généralement nébuleuse et continuera d’être une source de conflit entre les parties en milieu de travail, ce qui affectera les relations et la productivité en milieu de travail.

Scénario réglementaire

Le paragraphe 238.1(1) du Code prévoit que les employeurs doivent rembourser, aux employés, les dépenses raisonnables liées au travail, mais ne précise pas les facteurs en cause, comme ce qui constitue une dépense raisonnable liée au travail qu’un employeur doit rembourser à un employé. L’article 238.2 prévoit que le gouverneur en conseil peut prendre des règlements à cette fin. Pour ce faire, le projet de règlement instaurerait des facteurs pour déterminer si une dépense est considérée comme étant raisonnable et liée au travail, et donc assujettie au remboursement par les employeurs. De ce fait, les facteurs nouvellement prescrits imposeront des coûts supplémentaires aux employeurs. Le projet de règlement préciserait également les facteurs utilisés pour déterminer si une dépense est inadmissible au remboursement, ce qui, dans certains cas, pourrait réduire les coûts nets pour les employeurs.

Les dépenses que les employés doivent engager conformément à une convention collective ou à toute autre entente écrite entre le syndicat et l’employeur ne seraient pas assujetties au projet de règlement et sont donc exclues du calcul des coûts. De même, les coûts ne sont pas comptabilisés pour les dépenses engagées dans le cadre d’ententes déjà conclues entre des employeurs et des employés ou entre des employeurs et des syndicats au titre du remboursement des dépenses liées au travail.

Avantages et coûts

Remboursement des dépenses liées au travail

Parmi les secteurs relevant de la compétence fédérale, et d’après une étude préliminaire des ententes conclues entre les employeurs et les syndicats ou les employés, on s’attend à ce que les coûts des dépenses liées au travail soient les plus élevés dans les secteurs du transport routier (par exemple les frais accessoires d’automobile) et du transport aérien (par exemple les indemnités pour uniformes, le nettoyage à sec) et, dans une moindre mesure, dans les secteurs des services postaux et de messagerie, du transport ferroviaire, des télécommunications et du transport maritime (y compris le débardage).

Les coûts estimés sont basés sur les données préliminaires du Programme du travail concernant les plaintes dans le secteur du transport routier. L’année dernière, le nombre total de plaintes monétaires dans ce secteur s’élevait à 2 608. Entre 10 et 15 % de celles-ci comportaient une allégation relative aux dépenses liées à l’emploi, et le montant moyen de la réclamation pour les dépenses liées à l’emploi était de 217 $ par plainte.

La valeur des coûts supplémentaires engagés par les employeurs devrait s’établir à 84 890 $ par année à compter de la première année d’entrée en vigueur du projet de règlement. Cette estimation repose sur les plaintes relatives aux dépenses engagées par l’industrie du transport routier (essentiellement des conducteurs routiers). Cette estimation est prudente (c’est-à-dire qu’elle est plus susceptible de surestimer les dépenses dans l’industrie du camionnage) parce qu’elle tient compte de la tranche supérieure (15 %) de la fourchette pour le nombre estimatif de plaintes liées aux dépenses (de 10 à 15 %). Selon cette approche, les 391 plaintes portant sur les dépenses liées au travail (qui représentent 15 % du total des 2 608 plaintes monétaires) ont été multipliées par le coût moyen estimatif de 217 $ par plainte portant sur les dépenses liées au travail, afin de calculer le coût supplémentaire annuel total. De nombreux employeurs remboursent actuellement certaines dépenses liées au travail, de sorte que les procédures administratives de réception et de validation des demandes peuvent déjà exister dans plusieurs milieux de travail; les coûts supplémentaires pour vérifier et gérer les nouvelles demandes devraient donc être négligeables.

Déclaration des conditions d’emploi

On estime que jusqu’à 462 920 employés (estimation plafond) qui ne sont pas assujettis à une convention collective ou qui n’ont pas suivi de séances de formation et d’intégration à titre de nouveaux employés pourraient bénéficier de déclarations d’emploi écrites.

À l’heure actuelle, au moins 575 000 employés visés par la partie III reçoivent déjà une déclaration des conditions d’emploi. On estime que cela comprend les 352 000 employés assujettis à une convention collective et les 223 000 employés non syndiqués qui suivraient des séances de formation et d’intégration à titre de nouveaux employés. Il est fort probable que la grande majorité des employés qui suivent ce type de formation et qui ne sont pas syndiqués reçoivent tous des déclarations d’emploi personnalisées à l’appui de leur formation.

Selon l’Enquête sur les milieux de travail de compétence fédérale de 2015, 38,2 % de tous les employeurs visés par la partie III offrent une séance de formation et d’intégration aux nouveaux employés, ce qui représente environ 7 278 entreprises. Environ la moitié de ces entreprises seraient des milieux de travail syndiqués qui fournissent déjà des déclarations de ce genre. Puisque 19 000 entreprises seraient assujetties à la partie III, on suppose que la majorité des entreprises restantes — jusqu’à 11 724 entreprises selon l’estimation plafond — n’offrent probablement pas de déclarations d’emploi à leurs employés.

En ce qui concerne les coûts d’élaboration d’un modèle de déclaration d’emploi à la charge de l’employeur, on estime qu’ils seront assez explicites et que l’opération prendra environ 2 minutes. Le court délai supposé tient au fait que le projet de règlement propose un modèle détaillé que les employeurs peuvent utiliser. Cette composante des coûts a été estimée comme suit : le nombre estimatif d’entreprises qui ne fournissent pas déjà de déclarations des conditions d’emploi (11 724) a été multiplié par 0,03 heure (2 minutes), puis par 39,26 $, soit le salaire horaire moyen d’un commis aux ressources humaines au Canada. Il en résulte au total un montant de 13 808 $ en lien avec la conception d’un modèle. Ces coûts sont essentiellement ponctuels, à l’exception de ceux liés aux nouveaux entrants des années futures, qui sont estimés à moins d’un pour cent par année.

On estime que l’employeur devra consacrer environ 5 minutes en moyenne par employé touché pour saisir des renseignements personnalisés dans le modèle de déclaration des conditions d’emploi. Il faut se rappeler qu’il s’agit là d’une moyenne et que certaines déclarations peuvent être moins complexes et d’autres, plus complexes, de sorte que le temps nécessaire variera selon le niveau de détail requis. Cette composante des coûts a été estimée comme suit : le nombre d’employés qui ne reçoivent pas de déclarations des conditions d’emploi à l’heure actuelle (462 920) est multiplié par le temps requis pour remplir ces dernières par l’employeur (0,08 heure, soit 5 minutes), puis par 39,26 $, ce qui donne au total 1 453 939 $. Comme dans le cas de l’élaboration des modèles, la majeure partie des coûts s’appliqueront la première année; ce sont surtout les nouveaux employés et ceux qui remplaceront les travailleurs partis à la retraite qui seront touchés au cours des années futures, ce qui ne représente, selon les estimations, que 2,75 % de la population active par année.

Le coût de cette composante du projet de règlement comprend l’ajout des deux éléments mentionnés dans les deux précédents paragraphes.

Avantages pour les employeurs

La certitude accrue que le projet de règlement procurerait quant à ce qui est considéré comme une dépense liée au travail et ce qui ne l’est pas devrait profiter aux employeurs. La normalisation des facteurs à prendre en considération peut avoir une incidence sur les petits employeurs qui s’interrogeaient auparavant et qui n’étaient pas en mesure de déterminer ce qui devrait être considéré comme des dépenses liées au travail. On s’attend à ce que la déclaration des conditions d’emploi aide les employeurs à clarifier la relation employeur-employé dès l’entrée en fonction de l’employé. Il pourrait en résulter une diminution du nombre de plaintes monétaires et de plaintes liées à des congédiements injustes, ainsi qu’une diminution du nombre de plaintes au civil déposées contre des employeurs.

Avantages pour les employés
Remboursement des dépenses liées au travail

Les employés engageant des dépenses liées à leur travail qui ne sont pas remboursées par leur employeur n’ont actuellement aucun recours en vertu du Code, et pour obtenir une indemnisation, ils doivent déposer des plaintes au civil contre leur employeur — ce qui entraîne des frais juridiques importants et souvent impossibles à assumer. L’introduction de règles obligeant les employeurs à rembourser leurs employés signifie que ces frais ne seront plus à la charge des employés, lesquels pourront déposer une plainte auprès du Programme du travail pour récupérer ces montants. Les employés recevraient un montant identique à celui des dépenses de l’employeur énumérées ci-dessus, mais cette fois sous forme d’économies, de l’ordre de 84 890 $ par année.

Déclaration des conditions d’emploi

Les travailleurs non syndiqués (environ 66 % des employés sous réglementation fédérale) tireraient profit de déclarations d’emploi écrites. Les employés bénéficieraient d’une plus grande certitude et d’une plus grande clarté quant à leurs conditions d’emploi, ce qui réduirait les conflits entre eux et leur employeur en établissant — au début de la période d’emploi — une description claire de leurs heures et de leur lieu de travail, de leur rémunération, de leurs avantages, des exigences et des conditions d’emploi, ainsi que d’autres facteurs.

Économies liées à la réduction des litiges civils

Le projet de règlement éliminerait la nécessité pour les parties en milieu de travail d’intenter des poursuites civiles au sujet du remboursement des dépenses liées au travail. En utilisant les coûts des procédures à la cour des petites créances comme référence, les frais de base à eux seuls pourraient atteindre au moins 600 $ par réclamation (les frais en vigueur d’une division provinciale de la Cour des petites créances ont été utilisés pour cette analyse). À cela s’ajoutera le coût d’opportunité correspondant au temps à consacrer à la poursuite (mesuré en salaires perdus), estimé à 8 heures au total pour la conférence de règlement et le procès et à environ 8 heures au total pour la préparation de chaque partie. Il s’agit ici des coûts minimaux parce qu’ils n’incluent pas les honoraires ou le temps consacré à d’autres procédures de la Cour qui peuvent être nécessaires, comme les audiences d’examen, les coûts d’exécution et les frais d’avocat.

L’approche suivante a été utilisée pour estimer les économies liées à cette composante réglementaire : les 391 demandes annuelles présentées au Programme du travail relativement à des dépenses liées au travail ont été multipliées par le coût des petites créances de 601 $. Ce coût est ensuite ajouté au coût d’opportunité de deux jours (un jour de préparation de 8 heures et un jour d’audience de 8 heures) pour les deux parties impliquées, appliqués à 217 cas qui iraient en procès (c’est-à-dire que 55 % des cas totaux ne seraient pas réglés avant le procès). Les économies annualisées estimées liées aux litiges civils sont estimées à 507 612 $ au cours de la période de 2023 à 2032.

Coûts pour le gouvernement du Canada

Le projet de règlement imposerait des frais de communication ponctuels mineurs et des coûts de 20 000 $ pour la préparation des documents d’orientation opérationnelle par le gouvernement du Canada au cours de la première année d’application. En outre, l’application du règlement au moyen de diverses méthodes situées sur un continuum de la conformité pourrait entraîner des coûts supplémentaires. Cela pourrait inclure l’évaluation de la non-conformité aux nouvelles exigences en matière de tenue de registres au moyen d’inspections; on pourrait aussi encourager la conformité en informant et en conseillant les employeurs sur leurs obligations en la matière, en cherchant à obtenir de l’employeur une promesse de conformité volontaire ou en donnant un ordre de conformité pour mettre fin à l’infraction et prendre des mesures pour éviter sa répétition. Bien que le coût de l’application diminuera probablement chaque année à mesure que les employeurs s’adapteront au nouvel environnement réglementaire, une estimation prudente des coûts supplémentaires de l’application a été établie, soit 97 500 $ par année pour la période de 10 ans allant de 2023 à 2032.

Énoncé des coûts et avantages
Tableau 2 : Récapitulatif des coûts et avantages exprimés en valeur monétaire
Incidences Année de référence (VA) 2027 (VA) Année finale (VA) Total (VA) Coûts annualisés
Coût total 1 618 989 $ 160 808 $ 115 530 $ 2 993 501 $ 426 207 $
Remboursement des coûts aux employeurs 79 337 $ 60 526 $ 43 154 $ 596 235 $ 84 890 $
Coûts des communications (pour le gouvernement) 18 692 $ 0 $ 0 $ 18 692 $ 2 661 $
Coûts d’application (pour le gouvernement) 91 121 $ 69 516 $ 49 564 $ 684 799 $ 97 500 $
Déclaration des conditions d’emploi (coûts pour l’employeur) 1 429 839 $ 30 766 $ 22 812 $ 1 693 775 $ 241 156 $
Valeur totale des avantages 553 741 $ 422 446 $ 301 198 $ 4 161 492 $ 592 503 $
Économies au titre des litiges civils 474 404 $ 361 921 $ 258 044 $ 3 565 257 $ 507 612 $
Remboursement aux employés des dépenses liées au travail 79 337 $ 60 526 $ 43 154 $ 596 235 $ 84 890 $
INCIDENCE NETTE -1 065 248 $ 261 639 $ 185 668 $ 1 167 991 $ 166 296 $

Lentille des petites entreprises

Sur le total des coûts supplémentaires pour les entreprises où le niveau de remboursement des dépenses liées au travail est plus élevé, les petites entreprises devraient débourser 84 890 $ par année (en dollars de 2021, à un taux d’actualisation de 7 %). Cette estimation des coûts vise principalement le secteur du transport routier, où l’incidence sur les coûts devrait être la plus élevée — surtout en ce qui concerne les petites entreprises de camionnage comptant moins de cinq employés. Les coûts des dépenses liées au travail devraient être les plus élevés dans le secteur du transport routier (par exemple le coût des frais d’automobile accessoires), mais les demandes de remboursement des dépenses liées au travail dans les petites entreprises d’autres secteurs comme le transport aérien (par exemple les indemnités pour uniformes, le nettoyage à sec, etc.) et dans les secteurs de la poste et de la messagerie, du transport ferroviaire, des télécommunications et de la marine (y compris le débardage) sont nulles ou négligeables, car ces dépenses sont souvent couvertes par les conventions collectives déjà en place dans ces secteurs. De plus, ces coûts sont liés à la conformité au Code et diminueront à mesure que les employeurs se familiariseront avec la nouvelle réglementation et régulariseront leurs procédures de remboursement avec leurs employés (établir des formulaires, obtenir régulièrement les reçus, etc.). Puisque cette réglementation est nécessaire pour fournir un remboursement aux employés du secteur privé sous compétence fédérale, ainsi que des précisions à propos de leurs conditions d’emploi, aucune mesure de flexibilité n’est mise de l’avant à l’intention des petites entreprises. Au cours des consultations, aucune souplesse supplémentaire n’a été demandée.

Les coûts additionnels annualisés liés à l’élaboration et à la distribution de la déclaration des conditions d’emploi sont estimés à 33 408 $ (en dollars de 2021, à un taux d’actualisation de 7 %). Ce montant est nettement inférieur aux montants totaux déclarés pour tous les employeurs parce que la majeure partie des coûts liés à cette disposition découle de leur distribution parmi un grand nombre d’employés touchés. Comme les employés de petites entreprises ne représentent qu’environ 13,06 % de tous les employés assujettis à la partie III du Code, les coûts totaux pour les petites entreprises sont beaucoup plus faibles que ceux pour les grandes entreprises et celles de taille moyenne.

Le total des coûts annualisés pour les petites entreprises découlant du projet de règlement est estimé à 118 298 $ (en dollars de 2021, à un taux d’actualisation de 7 %).

Règle du « un pour un »

L’obligation de rembourser les dépenses liées au travail, telle qu’elle est prévue dans les nouvelles dispositions du Code et du projet de règlement, exigerait que les employeurs conservent certains registres. Toutefois, ces exigences n’entraîneraient pas un fardeau administratif supplémentaire selon la règle du « un pour un », car leur objectif est de permettre le traitement des remboursements et l’échange de reçus ou d’autres preuves de paiements et de remboursements entre les employés et les employeurs, ce qui faciliterait le respect du Code.

Coopération et harmonisation en matière de réglementation

Remboursement des dépenses liées au travail

À l’heure actuelle, cinq provinces permettent le recouvrement des dépenses liées au travail engagées par les employés, conformément à leurs lois sur les normes d’emploi, soit : la Colombie-Britannique, le Manitoba, Terre-Neuve-et-Labrador, le Québec et la Saskatchewan.

Bien que les dispositions de ces administrations qui prévoient le recouvrement des dépenses liées au travail diffèrent à bien des égards (par exemple la mesure dans laquelle un employé peut être tenu de payer certaines dépenses liées au travail), elles prévoient toutes un recours pour les employés qui n’ont pas obtenu un remboursement auquel ils avaient droit pour des dépenses liées au travail, ce que les modifications proposées pour les secteurs de compétence fédérale permettraient également.

Déclaration des conditions d’emploi

La Colombie-Britannique et Terre-Neuve-et-Labrador exigent toutes deux qu’une forme de déclaration écrite comprenant les conditions d’emploi soit fournie par les employeurs. Alors que la Colombie-Britannique exige que la déclaration englobe les fonctions, les heures de travail, le salaire et les frais de logement et de repas inclus dans le contrat, Terre-Neuve-et-Labrador ne précise pas quelles conditions doivent figurer dans la déclaration.

L’Union européenne et d’autres pays (par exemple le Royaume-Uni et la Nouvelle-Zélande) exigent que des renseignements similaires figurent dans les déclarations d’emploi écrites, comme les parties à la relation de travail, le titre et la description du poste, les lieux de travail, la date de début et la durée de l’emploi, les heures de travail et les renseignements relatifs au paiement des salaires.

Évaluation environnementale stratégique

Conformément à la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes, une analyse préliminaire a permis de conclure qu’une évaluation stratégique de l’environnement n’est pas nécessaire.

Analyse comparative entre les sexes plus

Les normes du travail sont particulièrement importantes pour les employés qui ne sont pas syndiqués et qui comptent sur des mesures législatives prévoyant des normes minimales applicables à leurs conditions de travail, ainsi que pour ceux qui occupent des emplois atypiques à faible salaire. Tous les employés du secteur privé sous réglementation fédérale sont susceptibles de bénéficier des changements proposés, mais ces changements peuvent être particulièrement bénéfiques pour les employés de sexe masculin qui représentent une plus grande part des employés dans les secteurs assujettis à la législation fédérale dans leur ensemble et des industries qui sont les plus susceptibles d’être la source de plaintes relatives à des violations aux normes du travail.

Remboursement des dépenses liées au travail

Des consultations avec les inspecteurs du Programme du travail suggèrent que la majorité des plaintes enregistrées concernant les dépenses émanent de l’industrie du transport routier. La majorité des plaintes sont également déposées par des hommes, l’industrie du transport routier dans son ensemble étant composée à 84,5 % d’hommes. Les plaintes relatives aux dépenses dans le secteur du transport routier sont déposées par des conducteurs de tous âges. La grande majorité (95,1 %) des employés dans l’industrie du transport routier sont âgés de 18 à 64 ans. Au-delà de cet âge, cependant, l’industrie est encore plus masculine : les hommes représentent 91,3 % des employés âgés de 65 ans ou plus.

Les inspecteurs ont laissé entendre que, d’après leur expérience du traitement des plaintes, il est courant de les recevoir de conducteurs nouvellement arrivés au Canada ou dont l’anglais ou le français n’est pas la première langue. Les conducteurs qui déposent des plaintes sont souvent des personnes à faible revenu qui ne possèdent pas un niveau d’éducation élevé — pour ces raisons, ils peuvent être plus susceptibles d’être victimes de violations aux normes du travail.

Les petites entreprises (un à cinq employés) comptent également plus d’hommes : les hommes représentent 79,5 % des employés, tous âges confondus. Les employés plus âgés (65 ans et plus) des petites entreprises sont aussi plus susceptibles d’être des hommes (95,9 %). La majorité des petites entreprises dans les secteurs de compétence fédérale se trouvent dans l’industrie du transport routier. Par ailleurs, les employés des petites entreprises et ceux qui se trouvent dans l’industrie du transport routier sont plus susceptibles de travailler dans des milieux non syndiqués qu’un employé moyen dans les secteurs assujettis à la législation fédérale.

Puisque les effets du projet de règlement seront ressentis plus fortement dans l’industrie du transport routier, le projet de règlement aura un effet bénéfique plus important sur certains groupes — en particulier ceux qui constituent la majorité des employés qui travaillent pour de petites entreprises dans l’industrie du transport routier. Ces employés, tel qu’il est décrit ci-dessus, sont plus susceptibles d’être des hommes, plus âgés, et de travailler dans des lieux de travail non syndiqués.

Déclaration des conditions d’emploi

Les travailleurs non syndiqués (jusqu’à 66,1 % des employés sous réglementation fédérale) tireraient parti des déclarations d’emploi écrites. Le fait de veiller à ce que les employeurs fournissent ces déclarations peut bénéficier aux jeunes employés qui, en raison de leur âge, sont susceptibles de commencer leur carrière et, par conséquent, d’avoir été moins exposés aux normes du travail. Les jeunes employés sont surreprésentés dans des emplois temporaires et à temps partiel et dans d’autres emplois atypiques, et sont susceptibles de tirer profit de façon disproportionnée de cette proposition.

Les employés relevant de la compétence fédérale âgés de moins de 18 ans (moins de 1 % de l’ensemble des employés) sont plus souvent des hommes (79,2 %), et bien que la tranche d’âge suivante (18 à 24 ans, soit 5,7 % des employés) soit plus également répartie — 64,2 % sont des hommes et 35,8 % sont des femmes —, il y a plus d’hommes que de femmes dans cette tranche d’âge. Dans les petites entreprises (un à cinq employés), la répartition des sexes parmi les employés de moins de 18 ans est beaucoup plus égale (51,2 % sont des hommes et 48,8 % sont des femmes). La tranche d’âge suivante (18 à 24 ans) est beaucoup plus masculine (90,2 % sont des hommes et 9,9 % sont des femmes) dans les petites entreprises.

Mise en œuvre, conformité et application, et normes de service

Les inspecteurs du Programme du travail évalueront la non-conformité aux nouvelles exigences en matière de tenue de registres en effectuant des inspections, de façon proactive ou en réponse à une plainte. Diverses approches graduées pour lutter contre la non-conformité seront utilisées. Ces approches pourraient comprendre l’offre d’information et de conseils aux employeurs au sujet de leurs obligations en matière de tenue de registres, l’obtention d’une promesse de conformité volontaire de la part de l’employeur ou la délivrance d’un ordre de conformité pour mettre fin à une contravention et assurer la prise de mesures pour éviter qu’elle ne se reproduise. En cas de violations plus graves ou répétées, une sanction administrative pécuniaire peut être imposée en vertu de la nouvelle partie IV du Code. Pour en savoir plus sur la façon dont les SAP peuvent être infligées, veuillez consulter la politique intitulée Sanctions administratives pécuniaires - Partie IV du Code canadien du travail - IPG-106.

Mise en œuvre

Le projet de règlement entrerait en vigueur à la date d’entrée en vigueur des articles 486 et 502 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada de 2018, mais s’il est enregistré après cette date, il entrerait en vigueur le jour de son enregistrement dans la Partie II de la Gazette du Canada.

Personne-ressource

Ourania Moschopoulos
Directrice par intérim
Normes du travail et Programme de protection des salariés
Emploi et Développement social Canada — Programme du travail
Place du Portage, Phase II, 10e étage
165, rue de l’Hôtel-de-Ville
Gatineau (Québec)
J8X 3X2
Courriel : EDSCDMTConsultationNTModernes-ConsultationModernLSWDESDC@labour-travail.gc.ca

PROJET DE RÉGLEMENTATION

Avis est donné que la gouverneure en conseil, en vertu de l’article 238.2référence a et des paragraphes 253.2(4)référence b et 270(1)référence c du Code Canadien du travail référence d, se propose de prendre le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail, ci-après.

Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les trente jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d’y citer la Partie I de la Gazette du Canada, ainsi que la date de publication, et d’envoyer le tout à Ourania Moschopoulos, Directrice par intérim, Normes du travail et Programme de protection des salariés, Emploi et Développement social Canada — Programme du Travail, 165, rue de l’Hôtel-de-Ville, Place du Portage, Phase II, 10e étage, Gatineau (Québec) J8X 3X2 (courriel : EDSCDMTConsultationNTModernes-ConsultationModernLSWDESDC@labour-travail.gc.ca).

Ottawa, le 22 septembre 2022

La greffière adjointe du Conseil privé
Wendy Nixon

Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail

Règlement du Canada sur les normes du travail

1 Le Règlement du Canada sur les normes du travail référence 1 est modifié par adjonction, après l’article 3, de ce qui suit :

Déclaration d’emploi

3.1 Les renseignements ci-après sont inclus dans la déclaration d’emploi remise conformément à l’article 253.2 de la Loi :

2 Le même règlement est modifié par adjonction, après l’article 23, de ce qui suit :

Indemnité de dépenses raisonnables liées au travail

23.1 (1) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est liée ou non au travail sont les suivants :

(2) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est raisonnable ou non sont les suivants :

(3) Pour l’application de l’alinéa 238.1(3)c) de la Loi, le délai fixé pour verser à l’employé tout montant payable est de trente jours suivant la présentation d’une demande de remboursement par l’employé.

Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail)

3 (1) La partie 1 de l’annexe 2 du Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) référence 2 est modifiée par adjonction, après l’article 95, de ce qui suit :
Article

Colonne 1

Disposition

Colonne 2

Type de violation
95.1 238.1(1) B
95.2 238.1(3)a) B
95.3 238.1(3)b) B
95.4 238.1(3)c) B
(2) La partie 1 de l’annexe 2 du même règlement est modifiée par adjonction, après l’article 132, de ce qui suit :
Article

Colonne 1

Disposition

Colonne 2

Type de violation
132.1 253.1(1) A
132.2 253.1(2) A
132.3 253.1(3) A
132.4 253.2(1) A
132.5 253.2(2) A
132.6 253.2(3) A
4 L’article 1 de la section 1 de la partie 2 de l’annexe 2 du même règlement est remplacé par ce qui suit :
Article

Colonne 1

Disposition

Colonne 2

Type de violation
1 3.1a) A
1.01 3.1b) A
1.02 3.1c) A
1.03 3.1d) A
1.04 3.1e) A
1.05 3.1f) A
1.06 3.1g) A
1.07 3.1h) A
1.08 3.1i) A
1.09 3.1j) A
1.1 3.1k) A
1.11 3.1l) A
1.12 3.1m) A
1.13 4 A

Entrée en vigueur

5 (1) Sous réserve du paragraphe (2), le présent règlement entre en vigueur à la date d’entrée en vigueur de l’article 502 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada (2018), ou, si elle est postérieure, à la date de son enregistrement.

(2) L’article 2 et le paragraphe 3(1) entrent en vigueur à la date d’entrée en vigueur de l’article 486 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada (2018), ou, si elle est postérieure, à la date d’enregistrement du présent règlement.

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